E46 - nieuws

internetnieuws

Een congres organiseren

Als je een congres organiseert, wil je natuurlijk dat dit helemaal perfect verloopt. Hiervoor is een goede organisatie nodig.

Locatie

Het organiseren van een congres, begint bij de juiste locatie. Je wil niet dat mensen tijdens het luisteren naar sprekers wegzakken in bioscoopstoelen, of suf worden door gedimd licht. Je wil een inspirerend congrescentrum, met een sprankelende sfeer. Ook het aantal gasten wat je verwacht op je congres is van belang bij het kiezen van de locatie. Ook de catering en programmering moet hierop afgestemd worden.
 
Verder moet je een datum vastleggen. Kies hierbij niet voor een random datum die nog vrij is in uw agenda, maar denk hierover na. Is er bijvoorbeeld geen ander belangrijk evenement of valt het in de vakantie? Door hierover na te denken, voorkom je lege zalen.

Alternatieven

Een andere tip waarop je kunt letten is het opstellen van alternatieven. Er zijn enkele risico’s waardoor je congres anders zou kunnen verlopen dan je had verwacht. Er zou bijvoorbeeld op de dag van je congres een calamiteit kunnen plaatsvinden. Leg dus een alternatieve datum vast, zodat het congres makkelijk verplaatst kan worden. Ook moet je een risico-analyse voor andere zaken maken. Zo kan er met een grote groep mensen gemakkelijk paniek ontstaan door iets kleins en onschuldigs. Je wil niet dat de veiligheid door iets dergelijks in gevaar komt.
 
Stel ook een plan B op voor als het worst-case scenario werkelijkheid wordt. Je hoopt natuurlijk dat je worst-case scenario geen werkelijkheid wordt, maar als dit het geval is, is het heel fijn als je een plan B hebt om op terug te vallen.

Catering

Het lijkt misschien niet zo belangrijk, maar er moet ook gedacht worden aan de innerlijke mens. Hierbij is het leuk om rekening te houden met het thema van het congres en de gasten die uitgenodigd zijn. Heeft het thema bijvoorbeeld iets met biologisch eten te maken, kies hier dan voor. Of gaat het congres over een bepaalde streek? Zorg dan voor streekproducten uit dit gebied.
 
Je hebt ook veel bedrijven die je kunnen helpen met het organiseren van een congres. Ze weten precies waar ze allemaal aan moeten denken en kunnen je overal mee helpen.
 

Updated: september 25, 2015 — 8:44 am

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

E46 - nieuws © 2021 Frontier Theme